английский язык для бизнес-мероприятий, нетворкинга и работы
Выучить побольше слов на английском и потренировать разговорную речь — важно, но и про письмо не надо забывать. Умение вести деловую переписку не менее ценный навык, чем общение на переговорах. Достаточно выучить несколько правил и формулировок, и тогда не придется каждый раз гуглить шаблоны деловых писем.
Как вести
деловую переписку
лайфхак
базовые
экономические понятия
Какое слово лучше употребить и какое время использовать, чтобы не показаться безграмотным? Как вежливо обратиться к адресату, а как правильно попрощаться? Рассказываем об особенностях деловой переписки на английском.
1
Чем похожи деловые переписки на русском и английском языках:
1
Будьте кратким
Пишите короткими абзацами — не более 8 строчек. Придерживайтесь формального стиля общения, но не переборщите.
2
Представьтесь
Если вы незнакомы с адресатом, начать письмо нужно с информации о том, кто вы такой: назвать фамилию и имя, свою компанию и должность.
3
Будьте точным
Используйте точные термины для объяснения своей позиции/точки зрения, избегайте абстрактных понятий.
4
Забудьте о сленге
Не используйте сленг и жаргонизмы: они могут быть неправильно поняты. Также стоит избегать идиоматических выражений и аббревиатур, которые не всегда правильно переводятся и/или понимаются собеседниками.
5
Следуйте логике
Придерживайтесь логики и структуры изложения, чтобы адресат не потерял вашу мысль. Тут вам помогут такие выражения как «in addition to», «firstly», «secondly», «thirdly» и т.д.
6
Будьте терпимы
Поскольку вы и ваш деловой партнер принадлежите к разным странам и культурам, не судите строго его/ее стиль общения — он ни хороший и ни плохой, он такой, какой он есть. Например, представители некоторых наций сначала расскажут вам о погоде у тебя за окном, а только потом перейдут к сути вопроса — просто у них так принято.
2
И чем
отличаются:
1
Устоявшиеся выражения
Для русской переписки характерны клише и устоявшиеся выражения (Вынуждены сообщить вам; В ответ на ваше письмо; Согласно предварительной договоренности), тогда как в английском деловом письме можно встретить обычные разговорные выражения и эмоционально окрашенные слова (I am writing to confirm; We are extremely sorry; We awfully apologize; I am grateful for your letter).
2
Вступление
В английской переписки сначала благодарят за присланное вами письмо (We thank you for the letter; We are grateful for the letter you sent us last week), в то время как русскоязычный автор обычно начинает письмо с цели письма (В ответ на ваше письмо... В соответствии с уставом компании… Изучив ваш запрос, мы пришли к выводу...).
3
От чьего лица
пишется письмо
Русские часто прибегают к собирательным образам (мы решили; мы изучили; мы считаем), чтобы показать, что выражается мнение всей компании. Для английского делового письма характерен личностный подход (я считаю; я полагаю; надеюсь на дальнейшее сотрудничество).
4
Строгая структура
Стандартное английское деловое письмо состоит из трех смысловых частей: вступление, основная часть, заключение. Вступление и заключение не должны быть слишком длинными, и на каждую из них приходится примерно по 20% от общего объема письма. Основная часть — это 60% сообщения.
3
Структура английского письма
После приветствия (в большинстве случаев — Dear Sir! Dear Madam! Dear Mr.Smith! Dear Mrs. Brown!) вступительная часть может начинаться следующими фразами: I have just received your letter and am writing at once because…; I am sorry it has taken me so long to reply to your last letter but…; What a surprise it was to get a letter from you after all this time…; I was very sorry to hear…; I feel sure that you will be interested to know….

Основная часть может быть разбита на два подпункта, один из которых содержит информацию о содержании предыдущего письма, а второй содержит ответ или решение возникшей проблемы. В русском деловом письме структурированности меньше, хотя в последнее время это меняется — всё чаще можно встретить русских клиентов или партнёров, которые пишут письма по английской структуре.

В завершающем блоке можно подвести итог написанному, выразить надежду на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество, обсудить вероятность встречи. Завершить письмо можно следующими фразами: I look forward to hearing from you soon; I do hope to see you soon; Please remember me to…; Please give my best wishes to…; Yours sincerely; Best regards.

4
Пример
делового письма
6 November 2017
Ms Andrea Philips
Dreamtime Movies Ltd
54 Oxford Road
Skagnes
SK3 4RG

Dear Ms Philips!

Thank you for your letter of 4 November enquiring about our translation services.

Lingua Services Galactic offer a full range of translation services to help you in the development of sales literature and web sites. I have pleasure in enclosing our latest brochures and price list from which you can see that our prices are highly competitive.

I look forward to calling you in a few days.

Yours sincerely
James T Brown
Sales Manager
5
Словарь и основные
выражения
Выражения для начала письма:
Благодарим за письмо от...
We thank you for your letter of...

Ваше письмо с предложением (с указанием, с просьбой о...) рассмотрено
Your letter enclosing (stating that..., asking us to do..., requesting us to do..., has been considered

В ответ на ваше письмо от...
In reply (In response) to your letter of...

В подтверждение нашего (их) телефонного разговора (переговоров, состоявшихся в...) сообщаем, что...
In confirmation of our (their) telephone conversation (talks, held in...) we wish to inform you that...)

Ссылаясь на наше письмо от... сообщаем, что...
With reference to (Referring to) our letter of... we wish to inform you that...

Рады сообщить вам, что...
We are pleased (We are glad) to inform you that... We have pleasure in informing you that..

К сожалению, вынуждены напомнить вам, что...
We are sorry (We regret) to have to remind you that..

Приносим извинения за некоторую задержку с ответом на ваше письмо
We offer apologies for the delay in answering your letter

К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу о...
We are sorry we are unable to meet your request...

В дополнение к нашему письму от...
Further to our letter of...

Прилагаем копию письма фирмы... по поводу (в связи с.)
We enclose (are enclosing) a copy of a letter from...

Просим принять во внимание (учесть), что...
Please note that...
Выражения для основной части письма:
Мы выражаем уверенность в том, что...
We express confidence that...

Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить...
We find (consider) it necessary (important, reasonable) to note...

Помимо вышеуказанного...
Apart from the above said...

Мы были бы рады иметь возможность..
We would welcome the opportunity...

Обращаем ваше внимание на тот факт, что...
We wish to draw your attention to the fact that...

Само собой разумеется...
It goes without saying...

Ввиду вышеизложенного...
In view of the above said...

В связи с этим...
In this connection...

Что касается вашей просьбы (вашего заказа. вашей претензии)...
As to (as regards, with regard to) your request (your order, your claim)...

В сложившихся обстоятельствах...
In the circumstances...

В соответствии с вашей просьбой...
As requested by you...

До сих пор мы не получили ответа...
So far (Up till now) we have received no reply...

Мы не согласны с вашей точкой зрения по следующим причинам...
We cannot accept your point of view for the following reasons...

В соответствии с прилагаемым контрактом...
In accordance with (Under) the contract enclosed...

Выражения для заключительной
части письма:
Мы будем признательны за быстрый ответ.
Your early reply will be appreciated.

Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие).
If we can be of any assistance please do not hesitate to contact us.

Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем
We are looking forward to hearing from you.
We expect your early reply.
We expect to hear from you in the near future.


Просим сообщить нам, как можно скорее (в ближайшем будущем).
Please inform us (Let us know) (at your earliest convenience).

Надеемся поддерживать сотрудничество с вами.
We wish (Would like) to maintain cooperation with you.

Заверяем вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями.
We assure you that we shall get in touch with organizations.

Ждем приезда ваших представителей для дальнейших переговоров
We are expecting your representatives (officials, engineers) to arrive for the talks.

Ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения).
We are looking forward to receiving your consent (approval, confirmation).

С уважением
Faithfully yours. Yours truly. Truly yours. Yours sincerely. Sincerely yours.

Евгений Рябинин,
автор skyteach.ru, преподаватель
английского языка Skyeng